Το Microsoft PowerPoint είναι το λογισμικό που επιλέγουν πολλοί όταν πρόκειται να κάνουν μια παρουσίαση ενώπιον σπουδαστών, εργαζομένων, μελών της ομάδας έργου και άλλα παρόμοια. Όπως και με άλλα παρόμοια πακέτα παρουσιάσεων, προσφέρει πολλές χρήσιμες λειτουργίες και λειτουργίες. Το μειονέκτημα είναι ότι σε πάρα πολλές παρουσιάσεις, η τεχνολογία βρίσκεται στο επίκεντρο, αποτρέποντας τον παρουσιαστή στο ρόλο της υποστηρικτικής πράξης. Όλοι έχουμε γίνει μάρτυρες παρουσιάσεων που φαινόταν σχεδιασμένες για να μας βοηθήσουν να προλάβουμε τον ύπνο μας και άλλες που ήταν μια ανεμοστρόβιλος, «γεμάτη ήχο και μανία, που δεν σήμαινε τίποτα».
Κατά τη διάρκεια των ετών που έχω παρακολουθήσει εκατοντάδες παρουσιάσεις, έχω δει το μερίδιό μου από υποστηρικτές χασμουρητού και καταιγίδες σε φλιτζάνια τσαγιού. Ως επαγγελματίας εκπαιδευτής, σκέφτηκα: Γιατί να μην συμπυκνώσω τα πιο συνηθισμένα λάθη που έχω δει και να αντλήσω μερικά χρήσιμα μαθήματα από τα οποία μπορούμε να επωφεληθούμε όλοι; Ακολουθούν οι επτά κορυφαίες ενοχλήσεις στο PowerPoint και τι μπορούμε να μάθουμε από καθένα από αυτά για να βελτιώσουμε τη δική μας απόδοση.
1. Μη γνωστοποίηση στους συμμετέχοντες για το σκοπό της συνεδρίας
Ξέρετε για το είδος της παρουσίασης μιλάω. Από τη μια διαφάνεια στην άλλη, δεν έχετε σχεδόν καθόλου ιδέα για το πού πηγαίνει η παρουσίαση. Αναρωτιέσαι αν έπρεπε καν να εμφανιστείς. Καταργήστε το παιχνίδι εικασιών ενημερώνοντας το κοινό σας εκ των προτέρων τον σκοπό της συνεδρίας σας και πώς σκοπεύετε να τον πετύχετε.
2. Υπερδοσολογία συμμετεχόντων με πληροφορίες
Οι αρχάριοι παρουσιαστές συχνά έχουν την ψευδαίσθηση ότι κάποιο περιεχόμενο είναι καλό, άρα περισσότερο είναι καλύτερο. Με αυτή τη νοοτροπία, αυτοί οι παρουσιαστές στριμώχνουν όσο το δυνατόν περισσότερα σε κάθε διαφάνεια, γεμίζοντάς την με μεγέθη γραμματοσειρών έως και 10 πόντων. Βοηθήστε τους συμμετέχοντες σας να αποφύγουν την καταπόνηση των ματιών και να διατηρήσουν το ενδιαφέρον τους χρησιμοποιώντας άφθονο λευκό χώρο και μεγέθη γραμματοσειράς αρκετά μεγάλα για ανάγνωση από την πίσω σειρά. Προσθέστε στις διαφάνειές σας πίνακες, γραφήματα και άλλα γραφικά που θα βοηθήσουν στην κατανόηση του μηνύματός σας.
3. Αποφυγή προσωπικής αλληλεπίδρασης με το κοινό
Κάποιοι παρουσιαστές εμφανίζουν δυσφορία στην αποκάλυψη της προσωπικότητάς τους. Κρύβονται με την πλάτη γυρισμένη προς το κοινό, διαβάζοντας κάθε λέξη σε κάθε διαφάνεια και αποφεύγουν την οπτική επαφή θάβοντας τον εαυτό τους στις σημειώσεις τους. Το να ακούς τα λόγια του παρουσιαστή και να τα διαβάζεις ταυτόχρονα όχι μόνο επιβραδύνει τη μάθηση, αλλά κλέβει την παρουσίαση της προσωπικότητας του παρουσιαστή. Οι συμμετέχοντες λαχταρούν να ασχοληθούν με τον ομιλητή και να μην τους διαβάζουν απλά. Επομένως, αφιερώστε χρόνο για να απενεργοποιήσετε την παρουσίαση διαφανειών και να αφήσετε τις σημειώσεις σας για να δημιουργήσετε μια σύνδεση με το κοινό σας. Χρησιμοποιήστε άφθονη οπτική επαφή και δημιουργήστε ενδιαφέρον με τη φωνή και τη γλώσσα του σώματός σας.
4. Εμφάνιση όσο το δυνατόν περισσότερων διαφανειών
Σε μια προσπάθεια να ξεπεράσουν όγκους υλικού, άπειροι παρουσιαστές προσπαθούν να σπάσουν ρεκόρ για την προβολή του μεγαλύτερου αριθμού διαφανειών στο συντομότερο δυνατό χρόνο. Καθώς ο χρόνος αρχίζει να τελειώνει, ο ρυθμός της παρουσίασης αυξάνεται έως ότου κάθε διαφάνεια φαίνεται να είναι απλώς μια θαμπάδα. Για να αποφύγετε πονοκέφαλο στους συμμετέχοντες, αφήστε περίπου πέντε λεπτά ανά διαφάνεια. Εάν ο χρόνος είναι λίγος, αφαιρέστε τις λιγότερο σημαντικές διαφάνειες.
5. Διανομή αντιγράφων των διαφανειών πριν από τη συνεδρία
Μπορεί να το θεωρήσετε μπόνους αν ο παρουσιαστής σας δώσει ένα αντίγραφο της παρουσίασής του πριν ξεκινήσει. Στην πραγματικότητα, το να ακούτε την παρουσίαση ενώ προσπαθείτε να ακολουθήσετε τη σειρά στο φυλλάδιό σας απλώς εμποδίζει την κατανόησή σας. Αποφύγετε να μοιράζετε αντίγραφα των διαφανειών μέχρι μετά την παρουσίαση. Το να δίνετε στους συμμετέχοντες στυλό και χαρτί πριν από την έναρξη της συνεδρίας θα τους χρησιμεύσει περισσότερο καθώς γράφουν σημειώσεις με τα δικά τους λόγια.
6. Παραμέληση παροχής υλικών υποστήριξης
Οι αποτελεσματικές διαφάνειες περιέχουν μόνο τα βασικά μηνύματα, με τον παρουσιαστή να συμπληρώνει τις λεπτομέρειες. Οι παρουσιαστές που δίνουν μόνο ένα αντίγραφο των διαφανειών μπορεί να αφήσουν πολλούς συμμετέχοντες σαστισμένους μερικές μέρες ή εβδομάδες αργότερα καθώς προσπαθούν να θυμηθούν τι σήμαινε κάθε σημείο με κουκκίδες. Την κατάλληλη στιγμή κατά τη διάρκεια της παρουσίασης, μοιράστε υποστηρικτικό υλικό που θα επιτρέψει στους συμμετέχοντες να χρησιμοποιήσουν τις πληροφορίες που παρουσιάσατε μετά την αποχώρησή τους. Θα μπορούσατε για παράδειγμα να διανείμετε βιβλιογραφίες, οδηγίες ή διαγράμματα.
7. Χρήση συνδυασμού εφέ μετάβασης διαφανειών
Η τεχνολογία γοητεύει τόσο πολύ ορισμένους παρουσιαστές που νιώθουν ότι θα γίνετε καλύτερος άνθρωπος βιώνοντας κάθε αποτέλεσμα “wow” στη συσκευασία. Αντιμετωπίζετε τον εαυτό σας να αγγίζει τα δισκία ασθένειας κίνησης αφού έχετε δει τις διαφάνειες να συντρίβονται, να γλιστρούν, να περιστρέφονται, να διαλύονται… Βοηθήστε τους συμμετέχοντες σας να παραμείνουν συγκεντρωμένοι στο μήνυμα χρησιμοποιώντας μόνο ένα ή δύο εφέ μετάβασης διαφανειών. Θυμηθείτε, το κοινό σας ήρθε για να σας δει και να ακούσει και όχι μια εκπομπή ειδικών εφέ.
Πόσα bloopers αναγνωρίσατε; Πόσες έχετε δεσμεύσει; Τώρα επιλέξτε το ένα ή δύο χειρότερα bloopers που έχετε κάνει και δεσμευτείτε να τα εξαλείψετε στην επόμενη παρουσίασή σας. Μόλις είστε ικανοποιημένοι ότι σας έχουν γλείψει, επιλέξτε τις επόμενες μία ή δύο πρακτικές για βελτίωση. Ρωτήστε τους συμμετέχοντες σας πώς τα πάτε. Με τον καιρό, εστιάζοντας στους βασικούς τομείς για βελτίωση, θα θεωρηθείτε ως κύριος του PowerPoint.
