Οι δραστηριότητες γραφείου όπως αγορές, πωλήσεις, πληρωμή αμοιβής κ.λπ., μπορούν να καταγράφονται σε φυσική ή/και ηλεκτρονική μορφή. Αν και υπάρχουν ηλεκτρονικά κουπόνια, λογαριασμοί και άλλα έγγραφα, το χαρτί εξακολουθεί να χρησιμοποιείται εκτενώς σε γραφεία, ειδικά σε μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Τα φύλλα χαρτιού χρησιμοποιούνται επίσης για την καταγραφή της εσωτερικής επικοινωνίας εντός των χώρων γραφείου, καθώς και για την κοινοποίηση τυχόν όρων και προϋποθέσεων σε τρίτους ή για την παραγγελία οποιουδήποτε υλικού. Επομένως, το μεγαλύτερο μέρος της γραφικής ύλης του γραφείου χρησιμοποιείται κατά κάποιο τρόπο σε σχέση με το χαρτί.
Ο κατάλογος τέτοιων γραφικής ύλης περιλαμβάνει στυλό, μολύβια γραφίτη, highlighters, μαρκαδόρους, γόμες, κραγιόνια, στυλό, ξύστρες, λεπίδες, κόπτες χαρτιού και κολλητικής ταινίας, κολλητικές ταινίες, ψαλίδι, συνδετήρες ή σφιγκτήρες, καρφίτσες για χαρτιά , αρχεία, φάκελοι, δίσκοι για τη διατήρηση εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων, συρραπτικά και συρραπτικά, μελάνι εκτυπωτή, κορδέλα εκτυπωτή, γραφίτης, κόλλα, αυτοκόλλητες σημειώσεις, θήκες υπομνημάτων κ.λπ. Η λίστα με τα χαρτικά γραφείου που αναφέρονται παραπάνω δεν είναι σίγουρα εξαντλητική.
Ένα βασικό χαρακτηριστικό οποιουδήποτε χαρτικού γραφείου είναι ότι καταναλώνεται σε σύντομο χρονικό διάστημα και δεν μπορεί να επαναχρησιμοποιηθεί. Επομένως, μια κιμωλία ή μαρκαδόρος που χρησιμοποιείται στην αίθουσα συνεδριάσεων για να εξηγήσει και να συζητήσει ορισμένες στρατηγικές θα ήταν επίσης χαρτικά γραφείου, παρόλο που δεν χρησιμοποιείται σε κανένα χαρτί. Ωστόσο, ο πίνακας στον οποίο γράφεται κάτι με στυλό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για αρκετά χρόνια. Ως εκ τούτου, ο πίνακας μπορεί να μην ταξινομηθεί ως είδη γραφικής ύλης.
Αυτή η διαφοροποίηση γίνεται φυσικά για λογιστικούς σκοπούς. Υπάρχουν λογιστικά πρότυπα και οδηγίες για τέτοια ταξινόμηση αντικειμένων και αναλώσιμων που χρησιμοποιούνται σε οποιονδήποτε χώρο γραφείου. Μπορεί να υποστηριχθεί ότι τα ανταλλακτικά μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε στυλό. Και πάλι τα πρότυπα θα επέτρεπαν την ταξινόμηση των στυλό ως χαρτικά γραφείου κυρίως λόγω του κόστους. Τα αναλώσιμα που χρησιμοποιούνται σε χώρους γραφείων διαφέρουν από τα αναλώσιμα που χρησιμοποιούνται στους χώρους του εργοστασίου. Ενώ τα αναλώσιμα στη μονάδα παραγωγής αναμειγνύονται ή ενσωματώνονται στο προϊόν που πωλεί η εταιρεία, τέτοια άμεση κατανάλωση γραφικής ύλης δεν υπάρχει. Αλλά σε περίπτωση επιχειρήσεων που προσφέρουν υπηρεσίες, τα χαρτικά γραφείου ισοδυναμούν με τα αναλώσιμα της εταιρείας κατασκευής.
Με τα χρόνια, η κατανάλωση γραφικής ύλης έχει μειωθεί λόγω των νέων ηλεκτρονικών εργαλείων. Αλλά θα περάσει λίγος καιρός πριν το ηλεκτρονικό μέσο αντικαταστήσει πλήρως τα έντυπα κουπόνια και τα έγγραφα. Η ασφάλεια και η φορητότητα είναι οι κύριοι λόγοι για τη χρήση φυσικών αντιγράφων οποιωνδήποτε εγγράφων, όπως κουπόνια, τιμολόγια, καταστάσεις μισθών, συμφωνίες κ.λπ. είναι μια καλή πρακτική γιατί οι υπολογιστές μπορεί να κλαπούν ή να καταστραφούν. Ένα άλλο μειονέκτημα είναι η εξάρτηση από την ισχύ για την ανάκτηση οποιασδήποτε πληροφορίας σε ηλεκτρονικό μέσο. Ένας από τους λόγους που εξακολουθούν να υπάρχουν χάρτινα κουπόνια είναι η λογιστική διάταξη που τα σχετίζεται. Ο λογιστής υποχρεούται να λάβει τις υπογραφές του παραλήπτη στα κουπόνια όταν οι πληρωμές γίνονται σε μετρητά. Αυτό είναι δύσκολο σε ηλεκτρονικό μέσο.