Πριν από λίγα χρόνια, οι λίστες προμηθειών λογιστών περιλάμβαναν αντικείμενα όπως λογιστικά βιβλία, γραμματόσημα με επιφάνειες μελάνης και ένα πολύ μεγάλο φλιτζάνι αιχμηρά μολύβια. Σήμερα, οι λίστες προμηθειών λογιστών είναι πολύ διαφορετικές.
Υπολογιστή
Πρώτα απ ‘όλα, το πιο σημαντικό προμήθεια λογιστή για αγορά είναι ένας υπολογιστής. Αυτό είναι δεδομένο σε σχεδόν κάθε υπάρχουσα επιχείρηση στις Ηνωμένες Πολιτείες σήμερα, και η επιλογή ενός υπολογιστή μπορεί να είναι περίπλοκη και μπερδεμένη λόγω των πολλών επιλογών που είναι διαθέσιμες. Εάν δεν έχετε υπολογιστή που να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη λογιστική σας επιχείρηση, επισκεφτείτε το τοπικό κατάστημα προμηθειών λογιστών, το κατάστημα ειδών γραφείου ή τον αντιπρόσωπο υπολογιστών.
Ψωνίστε σε τουλάχιστον τρία μέρη και ζητήστε από έναν αντιπρόσωπο πωλήσεων να επιδείξει τις διαφορετικές δυνατότητες, καθώς και να ελέγξει τις λειτουργίες της μνήμης. Φέρτε ένα βιβλίο σημειώσεων για να σημειώσετε τους διαφορετικούς τύπους υπολογιστών που έχετε δει, καθώς και τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα κάθε διαφορετικού υπολογιστή. Εάν έχετε έναν συγγενή ή στενό φίλο που γνωρίζει υπολογιστές, μοιραστείτε τα ευρήματά σας για να κάνετε την πιο ενημερωμένη αγορά που είναι καλύτερη για την επιχείρησή σας.
Λογισμικό λογιστικής
Αφού αγοράσετε έναν υπολογιστή ή εάν έχετε ήδη έναν υπολογιστή κατάλληλο για το λογιστικό σας γραφείο, η προφανής επόμενη προμήθεια λογιστών που θα χρειαστείτε είναι ένα καλό πακέτο λογισμικού λογιστικής. Ωστόσο, αντί να επιλέγετε λογιστικό λογισμικό ανά επωνυμία, επιλέξτε λογισμικό που είναι κατάλληλο για τη συγκεκριμένη επιχείρησή σας.
Το λογισμικό λογιστικής εκτός συσκευασίας είναι πιο κατάλληλο για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις που έχουν τυπικές ανάγκες προμήθειας λογιστών. Εάν η επιχείρησή σας χρειάζεται μοναδικές αναφορές δεδομένων, βεβαιωθείτε ότι το λογιστικό λογισμικό που επιλέγετε προσφέρει προσαρμόσιμες αναφορές. Εάν διαχειρίζεστε μια επιχείρηση που σχετίζεται με υπηρεσίες, ελέγξτε για να βεβαιωθείτε ότι το λογιστικό λογισμικό περιλαμβάνει λειτουργίες όπως μια ενότητα ώρας και χρέωσης. Όταν επιλέγετε το λογισμικό σας, κάντε μερικές σχετικές ερωτήσεις για να βεβαιωθείτε ότι το πακέτο είναι κατάλληλο για τη λογιστική σας επιχείρηση.
– Σας επιτρέπει το λογιστικό λογισμικό να εκτυπώνετε ή να στέλνετε ηλεκτρονικά επιταγές, εντολές αγοράς και τιμολόγια;
– Έχει σύνδεση στο διαδίκτυο για να μπορείτε να κάνετε τραπεζικές συναλλαγές μέσω Διαδικτύου;
– Είναι ενσωματωμένο με άλλο λογισμικό που χρησιμοποιείτε συχνά, όπως το Microsoft Office;
– Μπορεί να μετατρέψει δεδομένα από άλλα λογιστικά προγράμματα ή βάσεις δεδομένων; Με άλλα λόγια, το λογιστικό λογισμικό θα μπορεί να καλύψει όλες τις ανάγκες σας, τώρα και στο μέλλον;
– Λειτουργεί εύκολα με φορολογικά έντυπα και διαμορφώσεις;
Εάν αναμένετε να αναπτυχθεί η επιχείρησή σας και να συμπεριλάβετε άλλους λογιστές προσωπικού, εξετάστε και αυτές τις πρόσθετες ερωτήσεις.
– Είναι το λογιστικό λογισμικό δικτυακό;
– Πόσο εύκολο ή ακριβό είναι να μεταβείτε από έναν χρήστη σε πολλούς χρήστες;
– Με κάποιο λογιστικό λογισμικό, η προσθήκη νέων χρηστών είναι απλώς θέμα αγοράς του κατάλληλου αριθμού αδειών χρήσης. με άλλους, πρέπει να αγοράσετε πολλά αντίγραφα του προγράμματος λογισμικού λογιστικής, το οποίο είναι πολύ πιο ακριβό.
Ορισμένα πακέτα προμηθειών λογιστών λογισμικού, όπως το Peachtree by Sage, προσφέρουν επίσης τομείς ειδικότητας λογιστικού λογισμικού, όπως η λογιστική για την κατασκευή, η λογιστική για τη διανομή, η λογιστική για την κατασκευή και η λογιστική για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς. Επομένως, όπως και με μια αγορά υπολογιστή, λάβετε πολλές απόψεις από διάφορες πηγές, προκειμένου να πραγματοποιήσετε την πιο ενημερωμένη αγορά για τις λογιστικές σας επιχειρήσεις.
Άλλες προμήθειες
Μόλις εγκατασταθεί ένα σύστημα υπολογιστή και ένα πακέτο λογισμικού, η πλήρωση ενός γραφείου προμηθειών λογιστή είναι το επόμενο στοιχείο που πρέπει να επιλέξει να συμπληρώσει ένας αυτοαπασχολούμενος λογιστής. Ωστόσο, προτού ξοδέψετε τα δύσκολα κερδισμένα σας δολάρια, ερευνήστε προσεκτικά τα στοιχεία που θα χρειαστείτε περισσότερο και αυτά που θα χρειαστείτε αμέσως στη συγκεκριμένη λογιστική σας ειδικότητα.
Μερικά βασικά στοιχεία για τον αποτελεσματικό εξοπλισμό του γραφείου σας, τα οποία είναι διαθέσιμα το πολύ σε οποιοδήποτε κατάστημα ειδών λογιστών ή ειδών γραφείου, είναι τα εξής:
– Οργανωτές φορολογικών οδηγών πελατών
– Υλικό παρουσίασης και φάκελοι πελατών
– Λογιστικά έντυπα
– Αρχειοθήκη με φακέλους αρχείων
– Λογιστικό υλικό αναφοράς
– Τηλέφωνο με ακουστικά
– Επιτραπέζια αριθμομηχανή και μηχανή προσθήκης
Μερικά είδη που θα χρειαστούν στο ντουλάπι προμηθειών του λογιστή σας μπορούν να αγοραστούν σε κατάστημα προμηθειών λογιστών ή ειδών γραφείου, αλλά μπορούν επίσης να ληφθούν δωρεάν μέσω της Υπηρεσίας Εσωτερικών Εσόδων (IRS) ή να παραγγελθούν στο irs.gov.
– Φορολογικά έντυπα W2 και 1099
– Ομοσπονδιακοί και κρατικοί φάκελοι
– Ομοσπονδιακά και κρατικά έντυπα φόρου εισοδήματος για το τρέχον φορολογικό έτος
Τα βασικά είδη γραφείου που πρέπει να περιλαμβάνονται στη λίστα προμηθειών του λογιστή σας είναι:
– Στυλό
– Μολύβια και ηλεκτρική ξύστρα
– Συνδετήρες
– Συρραπτικο
– Λαστιχάκια
– Οργανωτές γραφείου και καλάθια για την οργάνωση των εγγράφων που πρέπει να φυλάσσονται στο γραφείο σας
– Φάκελοι διαφόρων μεγεθών
– Μετρητής ταχυδρομικών τελών εάν κάνετε ή σκοπεύετε να κάνετε πολλές καθημερινές αποστολές σε πολύ τακτική βάση
– Σφραγίδες με μελάνωση – ένα με την ταχυδρομική διεύθυνση της επιχείρησής σας και ένα για τη σφράγιση τραπεζικών καταθέσεων
– Επιστολόχαρτα και φάκελοι με τυπωμένο το όνομα της επιχείρησής σας
– Επαγγελματικές κάρτες
Επιπλέον, σκεφτείτε ένα μοναδικό απόθεμα λογιστή που θα μπορούσε να είναι πολύ ωφέλιμο για εσάς και τους πελάτες σας — μια συνδρομή σε ένα ενημερωτικό δελτίο φορολογικών ενημερώσεων ή έναν άλλο πόρο που θα σας ενημερώνει τακτικά για φορολογικές ενημερώσεις και μπορεί να σας βοηθήσει να παραμένετε ενημερωμένοι για τα πιο πρόσφατα αλλαγές στους φορολογικούς και φορολογικούς νόμους.